🏆 Quản Lý Vận Hành Tòa Nhà Văn Phòng

Quản lý, vận hành lưới điện miền Nam: Chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn nhờ số hóa - Hoàn thành 99% việc triển khai chuyển đổi số tất cả các hoạt động thường xuyên của văn phòng, hành chính văn thư lưu trữ; phát hành gửi/nhận văn bản điện tử qua Trục EVNSPC (D Quy trình vận hành & quản lý tòa nhà là một chuỗi các công việc mà nhà quản lý cần thực hiện để giúp cho mọi hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là một yếu tố quan trọng đem lại nhiều giá trị to lớn để doanh nghiệp vận hành và phát triển Sau 3 tháng được chính quyền tỉnh Quảng Nam cho phép vận hành thử nghiệm, Công ty Sô Đa Chu Lai xin chậm nộp thuế vì lý do khó khăn. Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam vừa chuyển công văn của Công ty cổ phần sản xuất Sô Đa Chu Lai về việc giải trình chậm nộp tiền nợ thuế cho Quản lý đơn hàng Xử lý 1 đơn hay 1000 đơn chỉ với 1 vài click đơn giản Quản lý khách hàng Tự động phân loại khách theo số đơn, tần suất mua Quản lý tồn kho Đồng bộ tồn kho, giá bán giữa cửa hàng và Website, Facebook, Instagram và Sàn Shopee, Tiki, Lazada.. Giao hàng Tích hợp hơn 15 nhà vận chuyển phổ biến. Chào mừng đến vớiBộ môn Quản trị Vận hành Nhân sự bộ môn Quản trị vận hành gồm có 8 thành viên. Bộ môn đảm trách giảng dạy các học phần: Quản trị vận hành; Quản trị chuỗi cung ứng; Quản lý quy trình doanh nghiệp; Phân tích kinh doanh,v.v. Giảng viên bộ môn Quản … Theo quy định của Luật Nhà ở năm 2014 và Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây dựng về việc ban hành quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, việc thu phí dịch vụ vận hành nhà chung cư sẽ do đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện. Quản lý dự án, quản lý chung cư, quản lý tòa nhà văn phòng, quản lý vận hành trung tâm thương mại,.. (Dịch vụ đảm bảo an ninh trật tự, dịch vụ vệ sinh, dịch vụ quản lý và chăm sóc khách hàng, dịch vụ vận hàng, bảo trì bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà,..) Trụ sở văn phòng: Tầng 3, tòa nhà Greenpark, số 33 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. Việc làm cần tuyển: Chuyên Viên Tài Chính - Cầu Giấy,hà Nội Quản Lý Vận Hành Rạp Chiếu Phim Thưởng giới thiệu. Tòa văn phòng hạng A đẳng cấp. Hud Tower là một tòa nhà văn phòng hạng A được xây dựng theo những tiêu chuẩn quốc tế về xây dựng, kiến trúc, dịch vụ… mang đến một nơi làm việc chuyên nghiệp, hiện đại bậc nhất tại khu vực. Đặc biệt tòa nhà còn được tích hợp nhiều tiện ích đẳng cấp: khu chức hiTjet. 1. Quản lý chăm sóc khách hàng2. Quản lý an ninh tòa nhà3. Quản lý tòa nhà khía cạnh vận hành kỹ thuật4. Quản lý tòa nhà yếu tố vệ sinh5. Quản lý chi phí – tài chính6. Quy trình triển khai công tác nhân sự7. Quản lý hợp đồng – văn bảnLàm sao để tối ưu hóa quy trình vận hành – quản lý tòa nhà?Chương trình ƯU ĐÃI miễn phí sử dụng hệ thống CRM trọn đờiQuy trình vận hành & quản lý tòa nhà là một chuỗi các công việc mà nhà quản lý cần thực hiện để giúp cho mọi hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là một yếu tố quan trọng đem lại nhiều giá trị to lớn để doanh nghiệp vận hành và phát triển. Hãy cùng điểm qua những vấn đề nhà quản lý cần thực hiện dưới đây1. Quản lý chăm sóc khách hàngKhách hàng – nguồn thu nhập chính của mọi doanh nghiệp. Để thu hút được nhiều khách hàng quan tâm cũng như duy trì được nguồn khách hàng có sẵn, người quản lý tòa nhà cần tối ưu các quy trình vềQuản lý và sử dụng phòng Thời gian check in, check outSố lượng/loại phòng có sẵn và không có sẵnQuản lý tài sản của khách hàngQuản lý vệ sinh của khách hàngĐánh giá sự hài lòng của khách hàngXử lý khiếu nại của khách hàngHướng dẫn và đón tiếp khi khách hàng đến sử dụng dịch vụKhách hàng – yếu tố quyết định trong việc quản lý toà nhà và vận hành hiệu quả2. Quản lý an ninh tòa nhàKhi đề cập đến vấn đề quản lý tòa nhà khía cạnh an ninh, có rất nhiều hạng mục cần lưu ý bao gồm cả trong và khu vực ngoài tòa nhà. Chẳng hạn nhưQuy định về phòng cháy chữa cháyPhương án cứu hộ cứu nạn khi có sự cố xảy raHệ thống, trang thiết bị chữa cháyQuản lý tài sản, cơ sở vật chấtHệ thống camera giám sátQuản lý tài sản tại bãi giữ xeQuản lý nhân viên an ninhKiểm soát khách tham quanKế hoạch kết hợp với chính quyền địa phươngKhám phá Mẫu nội quy nhà trọ chuẩn nhất 20233. Quản lý tòa nhà khía cạnh vận hành kỹ thuậtĐối với các tòa nhà lớn, ban quản lý càng phải chú ý nhiều hơn về hệ thống kỹ thuật để đưa ra một kế hoạch cụ thể và khoa học. Bao gồmQuy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhàBảo dưỡng vật tư định kỳ điều hòa, thang máy…Quản lý hệ thống điện, thoát nước, internetĐể quản lý vận hành toà nhà hiệu quả cần sự tổng hoà giữa 2 yếu tố “con người” và “công nghệ”4. Quản lý tòa nhà yếu tố vệ sinhKhi đã có một lượng khách nhất định, nhu cầu về vệ sinh càng cần được chú ý tới. Theo đó ban quản lý cần đưa ra một trình tự cụ thể về vệ sinh phòng ốc, sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, bãi đỗ xe. Những khu vực khác cũng tương đối quan trọng nhưng thường bị bỏ qua như vệ sinh kính, tường trần, quạt, thảm.. Để bám sát được hết các yếu tố này, nhà quản lý cần đưa ra những quy trình rõ ràng vềTriển khai, phân công vệ sinh theo từng hạng mụcKhảo sát, đánh giá thực tế công tác vệ sinh5. Quản lý chi phí – tài chínhĐể đảm bảo mọi hoạt động tài chính được diễn ra minh bạch, rõ ràng, công tác quản lý tòa nhà khía cạnh tài chính cần được thực hiện một cách cụ thểXây dựng và triển khai quy trình thu – chiBáo cáo định kỳ theo tháng/quý/nămLên kế hoạch rõ ràng, phân bổ nguồn tài chính cho các phòng, ban6. Quy trình triển khai công tác nhân sựXây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự có tổ chứcQuy trình quản lý, giám sát và phân bổ nguồn nhân sựQuản lý phối hợp giữa các phòng, ban7. Quản lý hợp đồng – văn bảnXây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, vận chuyển thư từ, văn bản cũng như triển khai báo cáo tổng kết định kỳ là hoạt động cần thiết trong quản lý tòa nhà. Các hợp động quan trọng trong quản lý tòa nhà bao gồmQuy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thểQuá trình thu tiền thuêQuy trình thu tiền dịch vụQuản lý các hợp đồng thầu phụĐọc thêm Có nên quản lý phòng trọ bằng excel? Ưu và nhược điểm của Excel là gì?Làm sao để tối ưu hóa quy trình vận hành – quản lý tòa nhà?Như những gì đã được liệt kê từ trên, bạn có thể thấy khối lượng việc quản lý toà nhà là khá lớn, đặc biệt đối với các mô hình phức tạp như tòa nhà văn phòng cho thuê. Để tối ưu hóa được hệ thống quản lý tòa nhà một cách hiệu quả nhất, áp dụng công nghệ là một giải pháp được sử dụng rộng rãi. Cụ thể hơn, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý vận hành tòa nhà để giảm bớt lượng công việc cũng như tăng độ chính có phần mềm nào có thể giải quyết được hết các vấn đề trên. Tuy nhiên, một số quy trình có thể được tối ưu một cách hiệu quả chẳng hạn như quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý tài chính, quản lý an ninh – kỹ thuật. Với Smartos, vấn đề về quản lý và vận hành tại các không gian làm việc chung hay quản lý nhà trọ – căn hộ cho thuê sẽ cơ bản được giải tảng quản lý Smartos được tạo ra bởi một nhà cung cấp không gian để phục vụ cho các không gian khác. “Chúng tôi bắt đầu vận hành một không gian làm việc chung tại Đà Nẵng từ năm 2017 và sử dụng Excel là công cụ quản lý chính. Đội ngũ vận hành của chúng tôi bắt đầu gặp khó khăn khi đội ngũ bắt đầu lớn mạnh. Với việc mở rộng địa điểm và tăng trưởng khách hàng, chúng tôi bắt đầu gặp vấn đề và chi phí hoạt động tăng lên đáng kể. Ngoài ra, là một người quản lý, tôi gặp khó khăn trong việc xem lại các thông tin tài chính và năng suất hoạt hộng của nhân viên một cách kịp thời.” – Chị Trần Hạnh Trang, nhà sáng lập Smartos cho biếtSmartos – Hệ sinh thái tích hợp giúp quản lý tòa nhà và vận hành không gian tối ưu hóaVới lợi thế có doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp CNTT cho khách hàng trên toàn thế giới, cũng am hiểu về mô hình kinh doanh không gian làm việc chung, công ty Enouvo do chị Trang điều hành đã quyết định tự mình xây dựng giải pháp để giải quyết các vấn đề trong không gian của mình. Sau vài năm học hỏi và phát triển, giờ đây Smartos đã sẵn dàng chia sẻ giải pháp của mình với các nhà cung cấp không gian khách và giúp họ kết nối với các khách hàng trên toàn thế việc cung cấp giải pháp về quản lý dữ liệu với CRM thì Smartos còn phát triển một ứng dụng di động miễn phí hỗ trợ việc tìm kiếm và đặt không gian, chỗ ngồi làm việc, cũng như nhà trọ – căn hộ cho thuê. Đặc biệt, Smartos còn cung cấp giải pháp ứng dụng di động mang thương hiệu riêng cho từng không gian giúp họ chăm sóc khách hàng và xây dưng thương hiệu hiệu quả trình ƯU ĐÃI miễn phí sử dụng hệ thống CRM trọn đờiTrong tháng Smartos mang đến CHƯƠNG TRÌNH ƯU ĐÃI CỰC LỚN “Miễn Phí Sử Dụng Hệ Thống CRM Trọn Đời” cho doanh nghiệp, cá nhân đang kinh doanh mảng căn hộ/ nhà trọ cho thuê. Khi tham gia chương trình, chủ đầu tư có thể SỬ DỤNG MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI phần mềm Smartos CRM, giúp giải quyết mọi vấn đề trong khâu vận hành – quản lý nhà trọ với các tính năngQUẢN LÝ ĐẶT PHÒNG Dễ dàng phân loại phòng và kiểm tra phòng trống theo giờ – ngày, giúp bạn tư vấn khách thuê nhanh LÝ THÔNG TIN KHÁCH THUÊ Lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử cuộc hẹn, ngày chuyển đến,… trên một nền tảng duy THỐNG BÁO CÁO THU CHI TỰ ĐỘNG với biểu đồ trực quan, tự động phân loại các khoản chi phí rõ ràng giúp bạn nhanh chóng theo dõi tình hình lời LÝ SỰ CỐ DỄ DÀNG và nắm bắt nhanh mọi yêu cầu và sự cố của người thuê. Chủ đầu tư không còn lo lắng khi quản lý từ xa, hay tổn thất tài sản bởi mọi sự cố đều được báo cáo kịp TRỮ HỢP ĐỒNG TRỰC TUYẾN Mọi dữ liệu quan trọng đều được lưu trữ một cách bảo mật. Bạn hoàn toàn không cần in hay nhồi nhét giấy tờ chồng chất, khó quản đó, chương trình Miễn Phí Sử Dụng Hệ Thống CRM được áp dụng với các chủ đầu tư đáp ứng đủ các điều kiện dưới đâyĐang sở hữu tối đa 2 cơ sở nhà trọSố lượng khách thuê không vượt quá 3 lần số phòng tổng cả 2 cơ sởCho phép phân quyền tối đa 3 tài khoản quản lýLưu ý Chương trình ưu đãi chỉ áp dụng trong THÁNG tay để lại thông tin bên dưới hoặc liên hệ hotline 0905969648 để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên viên tận tình của Smartos! Hiện nay, nhiều tòa nhà được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp. Đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có khác gì so với chung cư, làm sao để quản lý hiệu quả? Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quản lý tòa nhà văn phòng là hoạt động bao gồm các công việc thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm chi phí cũng như như người làm việc tại đó luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc. II. Công việc và quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn phòng 1. Quản lý hợp đồng Trường hợp chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà chỉ liên quan đến các hoạt động vận hành dự án vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì – bảo dưỡng máy móc,… Quản lý hợp đồng Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu cho chủ đầu tư. Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng với các nhà thầu thì ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản đảm bảo lợi ích cho tòa nhà. 2. Quản lý nhân sự Quản lý nhân sự Bộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải phụ trách nhiều mảng khác nhau nhằm đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát chặt chẽ đảm bảo công việc được hoàn thành theo đúng tiến độ. 3. Quản lý tài chính Quản lý tài chính tòa nhà văn phòng Để hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho các dịch vụ thiết yếu vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện – nước, rác thải,… Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện công việc quản lý và lập báo cáo tài chính hàng tháng gửi cho chủ đầu tư. Nếu chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu phí đúng hạn và lập báo cáo gửi đến chủ đầu tư. Chính vì vậy, bộ phận quản lý tài chính phải thực hiện công việc minh bạch, rõ ràng để cho khách hàng tin tưởng và an tâm hơn. Xem thêm Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn đầy đủ chi tiết 4. Quản lý chăm sóc khách hàng Quản lý chăm sóc khách hàng Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp thắc mắc của khách hàng, cư dân. Hoạt động này sẽ mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. 5. Vận hành kỹ thuật tòa nhà Đảm bảo vận hành kỹ thuật tòa nhà ổn định Công việc bảo trì tòa nhà sẽ do đơn vị quản lý đảm nhiệm. Các hệ thống trong tòa nhà thông gió, điện, nước, internet, camera,… cần được vận hành tốt ổn định đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi đến tòa nhà. 6. Quản lý dịch vụ vệ sinh Quản lý vệ sinh tòa nhà văn phòng thường xuyên Dịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cần đảm bảo vệ sinh của các khu vực trong tòa nhà sảnh, hành lang, cầu thang,… được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp. Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách hàng. Xem thêm Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn chi tiết, không gian sạch 7. Hệ thống an ninh tòa nhà Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà Tòa nhà văn phòng là nơi tập trung nhiều nhân sự làm việc và cũng tiếp đón nhiều khách hàng đến. Chính vì vậy, hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh được đào tạo nghiệp vụ bài bản đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa nhà. Xem thêm 7 Kinh Nghiệm Quản Lý Tòa Nhà Văn Phòng Hiệu Quả III. Phí quản lý tòa nhà văn phòng Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng được tính theo m2. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau Quy mô của tòa nhà tòa nhà có quy mô càng lớn, càng nhiều tầng thì cần có nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn. Do đó, chi phí quản lý tòa nhà văn phòng cao, nhiều tầng sẽ cao hơn các tòa nhà có quy mô nhỏ và ít tầng. Nhu cầu sử dụng dịch vụ Phí quản lý vận hành gồm có 2 loại phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Phí bắt buộc gồm phí bảo trì điện nước, thang máy,… Phí không bắt buộc phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống,… Các doanh nghiệp thuê mặt bằng tòa nhà văn phòng với nhu cầu khác nhau sẽ có mức phí quản lý khác nhau. Diện tích thuê văn phòng văn phòng có diện tích lớn thì phí quản lý sẽ càng cao. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tính toán diện tích phù hợp với nhu cầu để giảm thiểu chi phí quản lý tòa nhà. IV. Phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả 1. Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳ Tòa nhà văn phòng nếu không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút đối với khách hàng. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để phát hiện và kịp thời xử lý các hỏng hóc nhằm giảm bớt các tổn thất của tòa nhà. Bảo trì định kỳ hàng ngày Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và thu hút nhiều khách hàng hơn. Do đó, chủ đầu tư nên thực hiện việc bảo trì theo định kỳ Định kỳ 1 tháng 1 lần bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió,… Định kỳ 3 tháng 1 lần chăm sóc cây cảnh, cảnh quan tòa nhà Định kỳ 1 năm 1 lần xử lý các vết nứt trên tường, sàn,… 2. Hiểu, nắm rõ thông tin trên hợp đồng cho thuê Hiểu nắm rõ thông tin trên hợp đồng thuê Ban quản lý tòa nhà cần hiểu rõ để hỗ trợ chủ đầu tư thực hiện tốt các cam kết. Đặc biệt, ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong hạn chế các tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư. Một ban quản lý chuyên nghiệp góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa chủ đầu tư và khách hàng. Xem thêm Quản lý cơ sở vật chất văn phòng gồm những công việc gì? 3. Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoài Nắm rõ thông tin dự án Một trong cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là nắm rõ dự án từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn. Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý kiểm tra, chụp hình hiện trạng văn phòng. Sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi bàn giao cho khách. Biên bản giúp chủ đầu tư nắm rõ bất động sản của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn phòng. 4. Giao tiếp, trao đổi cùng người thuê Trao đổi thông tin với người thuê Một cách quản lý tòa nhà hiệu quả là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tư. 5. Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà Nâng cấp chất lượng tòa nhà thu hút khách thuê Thường xuyên nâng cấp và tiện ích văn phòng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động lâu dài sẽ cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nhờ đó mà chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư có cơ hội gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa nhà. 6. Lưu trữ thông tin quan trọng của người thuê Lưu trữ thông tin người thuê Chủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến các thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà văn phòng. Lưu trữ thông tin về người thuê đây là các giấy tờ quan trọng, căn cứ để pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, chủ đầu tư cần lưu trữ các thông tin cẩn thận, bảo mật. Lưu trữ các hóa đơn, biên lai căn cứ để tính toán chi phí thuê hàng tháng của khách hàng, do đó chủ đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và lưu trữ cẩn thận. Lưu trữ các báo cáo tài chính các báo cáo tài chính sẽ giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình kinh doanh có hiệu quả không? Từ đó, nhà đầu tư sẽ có các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. 7. Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp Chủ đầu tư có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí thuê theo chu kỳ từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt các thủ tục thanh toán và giúp chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà định kỳ. Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách hàng. IV. Asahi Japan – đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp Asahi Japan – đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng Asahi Japan là đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi cung cấp cho khách hàng những dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà chất lượng, chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật Bản. Asahi Japan đã thực hiện quản lý vận hành cho nhiều tòa nhà văn phòng như Thông tin liên hệ Trụ sở chính Tòa nhà Center Building, 1 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại Phone Website Lời kết Asahi Japan vừa chia sẻ với bạn đọc về quy trình và quản lý tòa nhà văn phòng. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm các dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng cho các doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất. Đọc thêm Cách chăm sóc cây cảnh văn phòng, tạo không gian xanh sạch Quy trình vệ sinh văn phòng chuẩn chi tiết, không gian sạch - 1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?2. Những công việc & quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn Quản lý hợp Quản lý nhân Quản lý tài Chăm sóc khách Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa Đảm bảo dịch vụ vệ Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhà3. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bao nhiêu? Tính ra sao?4. Những phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định Hiểu & nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra Giao tiếp, trao đổi cùng người Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà & tiện ích của tòa Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợp5. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp VISAHOHiện nay, nhiều tòa nhà office được xây dựng nhằm phục vụ nhu cầu của các doanh nghiệp, đi cùng với đó là sự phát triển của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp. Vậy hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng có gì khác, làm sao để thực hiện hiệu quả? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Đơn vị quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO.>>>> Khám Phá Ngay Dịch vụ tư vấn quản lý tòa nhà chuyên nghiệp1. Quản lý tòa nhà văn phòng là gì?Quản lý vận hành bất động sản tòa nhà văn phòng là công việc bao gồm các hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý và vận hành nhằm đảm bảo cho tòa nhà văn phòng hoạt động ổn định và hiệu quả nhất. Các dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp nhà đầu tư tiết kiệm nhiều chi phí và luôn cảm thấy thoải mái khi làm việc tại văn lý phòng ngày càng được áp dụng phổ biến 2. Những công việc & quy trình quản lý vận hành tòa nhà văn Quản lý hợp đồngTrong trường hợp Chủ đầu tư thuê đơn vị quản lý vận hành thì việc quản lý hợp đồng trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà sẽ chỉ liên quan đến những công việc thuộc về hoạt động vận hành của dự án như vệ sinh, an ninh, cây xanh, bảo trì máy móc… Nếu các chủ đầu tư ký hợp đồng quản lý tòa nhà trực tiếp với các đơn vị nhà thầu thì Ban quản lý vận hành sẽ thực hiện công việc giám sát và báo cáo tiến độ công việc của nhà thầu đến Chủ đầu tư. Còn nếu Chủ đầu tư ủy quyền cho Ban quản lý tòa nhà ký kết hợp đồng cùng các nhà thầu thì Ban quản lý sẽ phải thực hiện công việc đàm phán, ký hợp đồng và thực hiện các điều khoản, sao cho đảm bảo lợi ích cho tòa lý hợp Quản lý nhân sựBộ phận nhân sự của dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng phụ trách nhiều mảng khác nhau trong công việc nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên sẽ được bộ phận quản lý giám sát chặt chẽ, đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ và đạt tiêu lý nhân Quản lý tài chínhĐể áp dụng các cách quản lý tòa nhà văn phòng một cách trơn tru và hiệu quả sẽ cần đến những khoản chi phí vận hành tòa nhà văn phòng hàng tháng cho những dịch vụ thiết yếu như vệ sinh, an ninh, cây xanh, côn trùng, điện - nước, rác thải… Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà văn phòng sẽ phải thực hiện quản lý, lập báo cáo tài chính hàng tháng để gửi đến Chủ đầu tư. Nếu Chủ đầu tư ủy quyền cho ban quản lý thực hiện việc thu phí thuê văn phòng thì ban quản lý sẽ phải làm việc trực tiếp với khách hàng về các vấn đề tài chính, thu chi phí đúng hạn cũng như lập báo cáo, danh sách gửi đến Chủ đầu tư. Vậy nên, bộ phận quản lý tài chính sẽ phải thực hiện công việc minh bạch, rõ ràng để khách hàng tin tưởng và yên lý tài Chăm sóc khách hàngCông việc tiếp theo trong quy trình quản lý tòa nhà văn phòng là chăm sóc khách hàng. Bộ phận quản lý sẽ giới thiệu các phòng chức năng, tiếp nhận phản hồi và xử lý các khiếu nại, đồng thời giải đáp các thắc mắc của khách hàng, cư dân. Các hoạt động này sẽ mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất và hài lòng nhất khi sử dụng dịch vụ quản lý văn sóc khách Đảm bảo vận hành kỹ thuật cho tòa nhàCông việc bảo trì tòa nhà cũng sẽ do đơn vị quản lý đảm nhiệm. Các thiết bị kỹ thuật như hệ thống thông gió, điện, nước, internet, camera… cần được vận hành tốt để tòa nhà hoạt động ổn định và đem lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng khi đến tòa thống kỹ thuật tòa nhà cần phải được kiểm tra thường xuyên>>>> Đăng Ký Dịch Vụ Tư vấn kỹ thuật tòa Đảm bảo dịch vụ vệ sinhĐảm bảo dịch vụ vệ sinh chung của văn phòng cho thuê cũng là một công việc mà ban quản lý cần quan tâm. Công ty quản lý tòa nhà văn phòng cao cấp cần phải đảm bảo vệ sinh của khu vực sảnh, hành lang… được sạch sẽ, đồng thời xử lý rác thải sau khi dọn dẹp. Không gian văn phòng sạch giúp tạo nên ấn tượng tốt về đơn vị quản lý vận hành tòa nhà trong mắt khách bảo tòa nhà luôn được vệ sinh thường Đảm bảo hệ thống an ninh tòa nhàTòa nhà văn phòng là nơi tập trung rất nhiều nhân sự làm việc và đón tiếp rất nhiều khách hàng nên hệ thống an ninh cần được trang bị đầy đủ. Hệ thống camera phải luôn hoạt động ổn định và nhân viên an ninh phải được đào tạo nghiệp vụ bài bản để đảm bảo sự an toàn cho toàn bộ tòa bảo hệ thống an toàn, an ninh tòa nhà3. Phí quản lý tòa nhà văn phòng bao nhiêu? Tính ra sao?Chi phí vận hành tòa nhà văn phòng thường được tính theo m2. Phí quản lý tòa nhà sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau nhưQuy mô của tòa nhà Tòa nhà có quy mô càng lớn, càng có nhiều tầng thì cần có nhiều hệ thống kỹ thuật và dịch vụ hơn. Do đó, chi phí quản lý của các tòa nhà văn phòng này sẽ cao hơn các tòa nhà có quy mô nhỏ và ít cầu sử dụng dịch vụ Phí quản lý văn phòng gồm có 2 loại là phí bắt buộc và phí không bắt buộc. Phí bắt buộc bao gồm phí bảo trì điện nước, thang máy... còn phí không bắt buộc là phí dịch vụ ngoài giờ, phí nước uống… Các doanh nghiệp thuê tòa nhà văn phòng với nhu cầu khác nhau sẽ có các mức phí quản lý khác tích thuê văn phòng Văn phòng có diện tích lớn thì phí quản lý sẽ càng cao. Vì vậy, các doanh nghiệp cần tính toán diện tích phù hợp với nhu cầu để giảm thiểu chi phí quản lý tòa Những phương pháp quản lý tòa nhà văn phòng hiệu Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định kỳTòa nhà văn phòng không được đảm bảo về cơ sở vật chất sẽ làm giảm sức hút đối với khách hàng. Do đó, chủ đầu tư cần bảo trì thường xuyên để phát hiện và kịp thời xử lý các phần hỏng nhằm giảm bớt các tổn thất của tòa nhà. Chất lượng tòa nhà tốt sẽ nâng cao giá trị của tòa nhà và thu hút nhiều khách hàng hơn. Do đó, chủ đầu tư nên thực hiện việc bảo trì theo định kỳ như sauĐịnh kỳ 1 tháng 1 lần Bảo trì hệ thống điện, nước, thông gió…Định kỳ 3 tháng 1 lần Chăm sóc cảnh quan của tòa nhàĐịnh kỳ 1 năm 1 lần Xử lý các vết nứt trên tường, sàn…Bảo trì tòa nhà thường xuyên, định Hiểu & nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho thuêMỗi khách hàng sẽ sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng với những hợp đồng khác nhau. Ban quản lý tòa nhà cũng cần hiểu rõ để hỗ trợ Chủ đầu tư thực hiện tốt các cam kết. Đặc biệt, Ban quản lý tòa nhà cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hạn chế các tranh chấp giữa khách hàng và chủ đầu tư. Một Ban quản lý chuyên nghiệp và khéo léo sẽ góp phần đảm bảo hài hòa quyền lợi giữa Chủ đầu tư và khách và nắm rõ về thông tin trên hợp đồng cho Nắm rõ tình hình dự án từ trong ra ngoàiMột cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả khác đó là nắm rõ bất động sản của chính mình từ trong ra ngoài. Không chỉ chủ đầu tư mà ban quản lý cũng cần tìm hiểu nhu cầu và các yếu tố mà khách hàng quan tâm khi thuê văn phòng, từ đó hoàn thiện tòa nhà hơn. Ngoài ra, chủ đầu tư và ban quản lý nên kiểm tra và chụp hình hiện trạng văn phòng, sau đó lập biên bản bàn giao hiện trạng trước khi bàn giao cho khách. Biên bản này vừa giúp chủ đầu tư nắm rõ bất động sản của mình, vừa giúp khách có ý thức giữ gìn cơ sở vật chất hơn khi thuê văn rõ bất động sản của chính mình từ trong ra Giao tiếp, trao đổi cùng người thuêMột cách quản lý tòa nhà hữu hiệu đó là giao tiếp, trao đổi cùng người thuê. Ban quản lý tòa nhà văn phòng nên thường xuyên giao tiếp với khách hàng để đảm bảo mọi thứ được hoạt động ổn định, đồng thời xử lý các vấn đề mà khách chưa hài lòng. Việc tận tình giao tiếp và trao đổi sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách và hình ảnh đẹp cho đơn vị quản lý cũng như chủ đầu tiếp, trao đổi cùng người Thường xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà & tiện ích của tòa nhàThường xuyên nâng cấp chất lượng và tiện ích văn phòng cũng là cách quản lý văn phòng hiệu quả. Hoạt động này về lâu dài sẽ cải thiện chất lượng cơ sở vật chất, nâng cao trải nghiệm của khách hàng. Nhờ đó, chủ đầu tư có thể cho thuê với mức phí cao hơn. Hơn nữa, chủ đầu tư còn có thể gia tăng cơ hội tái ký hợp đồng, góp phần tối đa hóa lợi nhuận và hiệu quả kinh doanh của tòa xuyên nâng cấp chất lượng tòa nhà và tiện ích của tòa Lưu trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa nhàChủ đầu tư cần đặc biệt chú ý đến việc lưu trữ các thông tin quan trọng của người thuê và tòa nhà trong quá trình quản lý tòa nhà văn trữ các thông tin về người thuê, hợp đồng Đây là các giấy tờ quan trọng, là căn cứ để pháp luật bảo vệ và xử lý các vấn đề phát sinh. Vì vậy, chủ đầu tư cần lưu trữ các thông tin thật cẩn thận, bảo trữ các hóa đơn, biên lai Đây là căn cứ để tính toán chi phí thuê hàng tháng của khách hàng, do đó chủ đầu tư cần công khai thông tin với người thuê và lưu trữ cẩn trữ các báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính sẽ giúp chủ đầu tư đánh giá được quá trình kinh doanh có hiệu quả không. Từ đó, nhà đầu tư sẽ có các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối đa hóa lợi nhuận của doanh trữ những thông tin quan trọng của người thuê, tòa Lựa chọn thời gian thanh toán phù hợpChủ đầu tư có thể yêu cầu khách hàng thanh toán chi phí thuê theo chu kỳ từ 3 đến 6 tháng. Cách này sẽ giúp hai bên giảm bớt các thủ tục thanh toán và giúp chủ đầu tư có thêm kinh phí bảo trì tòa nhà định kỳ. Ngoài ra, chủ đầu tư cần xây dựng các điều khoản rõ ràng trong hợp đồng nhằm hạn chế các rủi ro khi thanh toán và nâng cao trách nhiệm của khách chọn thời gian thanh toán phù hợp5. Dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp VISAHOVISAHO là một trong các công ty quản lý tòa nhà văn phòng uy tín hàng đầu đến từ Nhật Bản với hơn 6 năm kinh nghiệm hoạt động. Chúng tôi tự tin cung cấp cho khách hàng dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà văn phòng chất lượng cao và chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn Nhật vụ quản lý văn phòng chuyên nghiệp VISAHODưới đây là ưu điểm khi khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ tại VISAHOVISAHO là doanh nghiệp duy nhất tại Việt Nam có bộ tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn Nhật Bản và bộ tiêu chuẩn này đã được điều chỉnh cho phù hợp với thị trường Việt ty cung cấp dịch vụ quản lý văn phòng chất lượng cao, chuẩn chất lượng Nhật Bản tại Việt ngũ hỗ trợ cho hoạt động quản lý vận hành tòa nhà văn phòng đều là các chuyên gia có kinh nghiệm trong và ngoài nghiệp có cơ chế Shikumi giúp quản lý chất lượng dịch vụ tốt nhất của VISAHO tại Việt đã thực hiện quản lý vận hành cho nhiều tòa nhà văn phòng hàng đầu tại Hà Nội, như Viglacera Tower, Gelex Tower, Capital Place… Thông tin liên hệTrụ sở chính 12A, tòa VIGLACERA TOWER, số 1 Đại lộ Thăng Long, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà NộiChi nhánh Tầng 6 Tòa Miss AoDai, 21 Nguyễn Trung Ngạn, Tp Hồ Chí MinhWebsite 024 3221 6336Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình và cách quản lý tòa nhà văn phòng mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về các dịch vụ quản lý văn phòng cho doanh nghiệp mình thì hãy liên hệ ngay cho đội ngũ tư vấn viên của VISAHO qua thông tin trên. Đội ngũ nhân viên tư vấn của công ty sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ cho quý khách.>>>> Bài viết hữu ích Công nghệ quản lý tòa nhà thông minh Giải pháp công nghệ thống quản lý tòa nhà BMS là gì? Tìm hiểu chi tiết tính năng

quản lý vận hành tòa nhà văn phòng